À l'opposé des Écarts Positifs, avoir un Écart Négatif signifie qu'une différence négative est présente entre votre Inventaire Théorique et votre Inventaire Réel. L'Utilisation Réel de vos produits est plus HAUTE que l'Utilisation Théorique. Pour mieux expliquer le tout, voici un exemple :
>Vous vendez des limonades embouteillées
>Vous commencez le mois avec 40 bouteilles
>Vous enregistrez à travers le mois des ventes de 18 bouteilles
>Vous recevez à travers le mois 2x24 bouteilles de votre fournisseur
>Votre inventaire théorique à la fin du mois devrait être de 70 bouteilles
>Votre équipe compte à la fin du mois 68 bouteilles
>Vous avez donc un écart est de -2 bouteilles.
Comment est-ce possible ?
Les réponses à cette question peuvent être multiples. Malheureusement, il n'y a pas de réponse magique. Voici quelques pistes qui pourront vous aider à trouver la/les sources d'erreur.
Décomptes
Assurez-vous en premier que vous ou votre équipe a bien compté les items concernés par les écarts.
N'oubliez pas qu'un mauvais décompte influence le prochain décompte. En effet, le décompte de fin deviendra le décompte de début de la prochaine période. Un mauvais décompte aura donc des répercussions sur le prochain.
Pourcentage utilisable
Devez-vous parer votre Côte de bœuf avant de la portionner ?
Devez-vous retirer la peau de votre saumon ?
Si vous n'avez pas désigner un pourcentage utilisable à votre item d'inventaire, le système pensera par défaut que l'item d'inventaire est prêt à être utilisé tel quel.
POS
Le fameux bouton "DIVERS ALCOOL" et son acolyte "DIVERS NOURRITURE" dans les système POS seront toujours la plus grande source d'écarts. Supprimez-les et prenez le temps de créer les boutons que vos collègues auront besoin.
En faisant référence au point précédent, ne pas avoir les bons boutons programmés dans le POS entrainera son lot d'écarts. (ex. Si vos employés n'ont pas le bouton "Vodka Tonic", ils seront naturellement amenés à facturer un "Gin Tonic" pour pouvoir présenter une facture à leurs clients.)
Promo
Avez-vous offert une ronde de cocktail à une table qui attendait trop longtemps ?
Offrez-vous des gratuités à vos bons clients ?
N'oubliez pas de les enregistrer dans le journal des pertes, avec une raison "promo", par exemple.
Items de Menu
N'oubliez pas que si vos items de menus ne sont pas liés correctement à vos recettes ou vos items d'inventaire, des variances positives et négatives apparaîtront.
Fournisseurs
Avez-vous retourné de la marchandise à un fournisseur sans qu'il vous donne une facture de retour/remboursement ? Si cette information n'est pas transmise à Piecemeal, des écarts négatifs apparaîtront.
Est-ce que votre fournisseur a livré la bonne quantité de votre produit ? Est-ce que quelqu'un vérifie les livraisons ?
Pertes/Péremption
Le nettoyage hebdomadaire de vos chambres froides peut engendrer la découverte de plusieurs pertes.
Enregistrer ce que vous jetez dans le journal des pertes vous permettra de clarifier vos écarts et associer un prix à ces pertes
Portionnage inadéquat
Est-ce que votre équipe en cuisine connaît la quantité de fromage à mettre sur chacune des pizzas ?
Est-ce que votre personnel de bar sait combien d'onces de Vodka doivent être coulés dans vos cocktails ? Le fameux "over-pour".
Respectent-ils les standards établis ?
Possèdent-t-ils les outils pour mesurer correctement le portionnement ? (Balances, Doseurs, Cuillères portionnées)
Testez vos employés régulièrement.
Repas employé et Gratuités
Offrez-vous le repas à votre équipe ? Récompensez-vous vos équipes avec une bière à la fin de gros services ? Prenez-en note dans le journal des pertes.
Abus et Vols
En dernier recours vous devriez considérer la possibilité qu'un/des employés commettent des abus. Faites attention aux écarts récurrents, placez ces items d'inventaire sur un inventaire critique. Vous allez pouvoir effectuer un contrôle plus précis de ces items. Éventuellement, vous pourrez associer leur apparition avec votre horaire vous permettra de tirer certaines conclusions.
Conclusion
Les Écarts Négatifs sont le produit d'erreurs effectuées quelques part. Les trouver et corriger vous permettra d'économiser de l'argent instantanément. N'oubliez pas de prendre le temps d'analyser chaque source d'écarts et ne pas sauter aux conclusions du vol trop rapidement.