Dans le jargon de la restauration, l'expression niveau PAR (Periodic Automatic Replenishment) est utilisée pour indiquer le niveau de stock visé pour le réapprovisionnement à période fixe. C'est une quantité qui sert à faciliter les commandes régulières, sur la base d'un niveau qui est calculé en fonction des besoins de la période visée, du délai de livraison et pour éviter des pénuries d'un item.
La détermination d'un niveau PAR raisonnable sur lequel on basera nos commandes comporte plusieurs avantages, tels que:
économie de temps (ai-je besoin de mentionner l'argent? 💸)
réduction des pertes
concentration sur d'autres tâches pour le gestionnaire
économie de temps (oui, je me répète!)
meilleure expérience-client
Comment déterminer le niveau PAR requis pour un item d'inventaire?
Quelle quantité fixer pour pouvoir commander stratégiquement, c'est-à-dire pour avoir sur place un nombre suffisant et éviter le risque de commander trop ou pas assez?
En règle générale, vous aurez besoin de l'historique d'achats de l'item (Piecemeal vous aide avec cela, grâce au rapport d'Items d'inventaire achetés par période 📊) et de la fréquence à laquelle l'item pourra et que l'on souhaite qu'il soit livré.
En parallèle, mais selon la nature de l'item (s'il est plus périssable que d'autres) et de la flexibilité relative au délai pour le recevoir, vous voudrez considérer une quantité "tampon" à additionner pour pallier aux aléas de la demande. C'est la notion de stock de sécurité.
Résumons par cette équation, traduite sur une période d'une semaine:
Niveau PAR = (Quantité utilisée dans les dernières semaines / Nombre de semaines dans la période) + Stock de sécurité
Prenons l'exemple d'une livraison hebdomadaire d’œufs frais. 🥚 Si l'on constate l'achat total de 40 douzaines dans les 5 dernières semaines et que l'on garde régulièrement sous la main 2 douzaines (25%) pour parer aux imprévus, à combien s'élèverait le niveau cible?
(480 œufs / 5 semaines) + 24 œufs = 120 œufs
Attention! Dans cet exemple, cela ne signifie pas que vous commanderez 120 cocos à chaque semaine, car le niveau PAR est soustrait de la quantité en-main au moment de votre commande (vous trouverez plus bas plus de détails au sujet de la préparation et l'envoi de la commande).
Si notre commande de la semaine est livrée 2 jours plus tard, voici comment le tout serait illustré:
Où:
🟠 = jour de commande
🟩 = jour de livraison
🔺 = jour en deçà du seuil de sécurité
Notes (sinon, ce serait trop simple!):
Le niveau devrait être revu périodiquement, comme à un changement de menu ou de saison par exemple, ou lors d'un approvisionnement avec un nouveau fournisseur.
Le niveau sera établi en fonction de la plus petite unité de mesure d'un format d'achat. Si l'on achète des caisses de 24 bouteilles, on déterminera le niveau en nombre de bouteilles, non pas en caisses.
Le niveau sera le même chez tous les fournisseurs auxquels l'items peut être acheté. Que l'on achète du filet de saumon et qu'il soit vendu au kilo à la Poissonnerie A, ou qu'il soit emballé en caisse standardisée de 10 kg à la Poissonnerie B, la quantité fixée sera identique (selon la plus petite unité de mesure; ici, au kilo) car c'est le taux de consommation de l'article qui prime, peu importe d'où il provient.
Comment enregistrer les niveaux PAR dans Piecemeal?
À partir de la page principale des items d'inventaire, choisissez "Gérer les niveaux PAR" parmi les options additionnelles (les trois petits points ( ⋮ ) à gauche du bouton vert "Nouvel item d'inventaire").
Naviguez parmi la liste ou utiliser l'un des filtres pour retrouver l'item auquel indiquer le niveau souhaité dans la dernière colonne.
N'oubliez pas d'enregistrer! 💾
Et maintenant, comment se servir des niveaux PAR pour automatiser vos commandes?
👉 Cet autre article vous explique où et comment mettre en action les niveaux renseignés.
La détermination des niveaux PAR adéquats ressemble parfois à un processus essais et erreurs. Si cette stratégie est nouvelle et que peu de données historiques sont disponibles, il peut être plus facile de débuter par une seule catégorie d'items ou un seul fournisseur et de progressivement ajouter de nouveaux niveaux au fur et à mesure que l'on se sera assuré que les quantités de stocks sont ni trop basses ni trop élevées pour répondre à la demande! 🎯
N'hésitez pas à communiquez avec nous via le clavardage pour nous demander plus de conseils.